Σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων

Πώς δεσμεύει

Αποτελεί αναπόσπαστο μέρος των όρων χρήσης. Από τη στιγμή που η σχολή ενεργοποιεί τη συνδρομή της, ισχύει και αυτή.

Αν η σχολή προτιμά υπογεγραμμένο αντίγραφο για τον φάκελό της, το στέλνουμε αν μας το ζητήσει. Το περιεχόμενο είναι το ίδιο.

Αν έχουμε υπογράψει με τη σχολή ξεχωριστή σύμβαση επεξεργασίας, εκείνη υπερισχύει σε ό,τι ρυθμίζει διαφορετικά.

Ρόλοι

Η σχολή είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας. Αποφασίζει ποια δεδομένα καταχωρούνται, για ποιον σκοπό, ποιος τα βλέπει και πόσο μένουν.

Η STEPROLE LIMITED είναι ο εκτελών την επεξεργασία. Ενεργούμε μόνο μέσα στα όρια των οδηγιών της σχολής, όπως αυτές αποτυπώνονται σε αυτό το κείμενο και στις ρυθμίσεις που κάνει η ίδια μέσα στην εφαρμογή.

Όπου χρησιμοποιούμε άλλους παρόχους, εκείνοι είναι υπεργολάβοι εκτέλεσης και δεσμεύονται με τις ίδιες υποχρεώσεις.

Αντικείμενο, φύση, σκοπός και διάρκεια

Αντικείμενο είναι η παροχή της πλατφόρμας διαχείρισης σχολής. Σκοπός είναι αποκλειστικά αυτός — καμία επεξεργασία για δικούς μας σκοπούς.

Η φύση της επεξεργασίας είναι η συλλογή μέσα από τις δημόσιες φόρμες της σχολής (εγγραφή, ραντεβού) και από την επανεγγραφή που ζητά ο κηδεμόνας, η αποθήκευση, οργάνωση, ανάκτηση, εμφάνιση, αποστολή ειδοποιήσεων και διαγραφή δεδομένων, με αυτοματοποιημένα μέσα.

Η επεξεργασία διαρκεί όσο η συνδρομή, και για τη μεταβατική περίοδο που ακολουθεί τον τερματισμό της.

Μέσα στη συνδρομή, εγγραφές από τη δημόσια φόρμα και επανεγγραφές που δεν εγκρίθηκαν σβήνονται αυτόματα 180 ημέρες μετά την τελευταία τους αλλαγή, και τα στοιχεία επισκέπτη ενός ραντεβού 180 ημέρες μετά το ραντεβού. Μπορείς να ζητήσεις άλλο διάστημα, από 30 ημέρες έως δύο χρόνια.

Ποιους αφορά και τι δεδομένα

Κατηγορίες υποκειμένων: μαθητές, συχνά ανήλικοι· κηδεμόνες· εκπαιδευτές· προσωπικό διοίκησης και ο ιδιοκτήτης της σχολής· όσοι στέλνουν τη δημόσια φόρμα εγγραφής ή ραντεβού της σχολής, και τα παιδιά για τα οποία τη στέλνουν· τα άτομα που δηλώνονται ότι παραλαμβάνουν ένα παιδί.

Κατηγορίες δεδομένων για μαθητές: στοιχεία ταυτοποίησης και επικοινωνίας, ημερομηνία γέννησης, εγγραφές σε τμήματα, παρουσίες και απουσίες, βαθμοί και αξιολογήσεις, εργασίες, παρατηρήσεις συμμετοχής, σχόλια εκπαιδευτών, οικονομικές εγγραφές διδάκτρων, αρχεία που ανεβαίνουν στην εφαρμογή (υλικό μαθημάτων, διορθωμένα γραπτά, παραδόσεις εργασιών). Όπου είναι ενεργός ο φάκελος υγείας: αλλεργίες, ιατρικές σημειώσεις, λήξη ιατρικής βεβαίωσης, άτομα παραλαβής (όνομα, σχέση, τηλέφωνο) και απαντήσεις για φωτογραφίες και βίντεο.

Κατηγορίες δεδομένων για κηδεμόνες και προσωπικό: στοιχεία ταυτοποίησης και επικοινωνίας, ρόλος και δικαιώματα, προτιμήσεις ειδοποιήσεων, στοιχεία σύνδεσης και ιστορικό ενεργειών.

Κατηγορίες δεδομένων από τις δημόσιες φόρμες: στοιχεία ταυτοποίησης και επικοινωνίας του αιτούντος και έως δύο κηδεμόνων, όσα στοιχεία του παιδιού ζητά η φόρμα της σχολής, τα μαθήματα ή τμήματα που ζητούνται, προτιμώμενες ώρες, πώς βρήκε τη σχολή, σημείωμα και γλώσσα της σελίδας, και οι απαντήσεις στις ερωτήσεις που προσθέτει η ίδια η σχολή στη φόρμα· για την επανεγγραφή, τα μαθήματα ή τμήματα, οι ώρες, το σημείωμα και οι απαντήσεις αυτές, για παιδί που είναι ήδη μαθητής· για ραντεβού, όνομα, email, τηλέφωνο και μήνυμα.

Τα στοιχεία υγείας είναι δεδομένα ειδικής κατηγορίας (άρθρο 9 του Κανονισμού). Τα επεξεργαζόμαστε μόνο στα πεδία που προβλέπει γι' αυτά η εφαρμογή, και μόνο όσο ο φάκελος υγείας είναι ενεργός για τη σχολή. Τη νόμιμη βάση τους την εξασφαλίζει η σχολή· η δημόσια φόρμα εγγραφής δεν τα δέχεται χωρίς ρητή συγκατάθεση του αιτούντος. Άλλα δεδομένα ειδικών κατηγοριών δεν προβλέπονται, και η σχολή δεσμεύεται να μην τα καταχωρεί, ούτε να τα ζητά στις δικές της ερωτήσεις της φόρμας εγγραφής.

Οι οδηγίες σου, και τι κάνουμε αν είναι παράνομες

Επεξεργαζόμαστε δεδομένα μόνο βάσει των τεκμηριωμένων οδηγιών σου. Αυτό το κείμενο, οι όροι χρήσης και οι ρυθμίσεις που κάνεις μέσα στην εφαρμογή είναι οι οδηγίες σου.

Αν ο νόμος μας υποχρεώσει να επεξεργαστούμε δεδομένα πέρα από τις οδηγίες σου, θα σε ενημερώσουμε πριν το κάνουμε — εκτός αν ο ίδιος ο νόμος μας το απαγορεύει.

Αν θεωρήσουμε ότι μια οδηγία σου παραβιάζει τον Κανονισμό ή άλλη διάταξη προστασίας δεδομένων, θα σου το πούμε και δεν θα την εκτελέσουμε μέχρι να το ξεκαθαρίσουμε.

Δεν μεταφέρουμε δεδομένα εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου. Αν κάποτε χρειαστεί, θα ζητήσουμε πρώτα τη συμφωνία σου και θα στηριχθεί σε εγκεκριμένη νομική βάση.

Εμπιστευτικότητα

Όποιος από την πλευρά μας έχει τεχνική δυνατότητα να δει δεδομένα σου δεσμεύεται γραπτώς με υποχρέωση εμπιστευτικότητας, που επιβιώνει της λήξης της συνεργασίας του μαζί μας.

Η δυνατότητα δίνεται μόνο σε όσους τη χρειάζονται για να λειτουργήσει ή να συντηρηθεί η υπηρεσία, και μόνο στην έκταση που τη χρειάζονται.

Δεν αποκαλύπτουμε δεδομένα σου σε κανέναν άλλο, εκτός αν μας το επιβάλλει ο νόμος. Σε τέτοια περίπτωση σε ενημερώνουμε, εφόσον μας επιτρέπεται.

Ασφάλεια

Λαμβάνουμε τα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα που απαιτεί το άρθρο 32, με βάση τον κίνδυνο — και ο κίνδυνος εδώ είναι αυξημένος, γιατί τα δεδομένα αφορούν ανηλίκους.

Κρυπτογράφηση της επικοινωνίας προς τον browser και προς τη βάση. Κρυπτογραφημένη φύλαξη των μυστικών της υπηρεσίας. Κωδικοί μόνο ως μη αναστρέψιμο αποτύπωμα.

Αυστηρός διαχωρισμός των δεδομένων ανά σχολή, επιβαλλόμενος σε κάθε αίτημα από τον server. Έλεγχος ταυτότητας και δικαιωμάτων πριν από κάθε πρόσβαση.

Καταγραφή σε μητρώο κάθε ενέργειας που αλλάζει δεδομένα, με τον χρήστη και τη χρονική στιγμή.

Τακτικά αντίγραφα ασφαλείας, δοκιμασμένα ως προς την επαναφορά τους, με περιορισμένο χρόνο ζωής.

Τα μέτρα επανεξετάζονται και μπορεί να αλλάξουν, αρκεί να μην υποβαθμιστεί το επίπεδο ασφάλειας.

Υπεργολάβοι

Έχεις δώσει τη γενική σου έγκριση να χρησιμοποιούμε υπεργολάβους για τη φιλοξενία, τη βάση δεδομένων, την αποθήκευση αρχείων, την αποστολή email και την καταγραφή τεχνικών σφαλμάτων.

Όλοι βρίσκονται μέσα στην Ευρωπαϊκή Ένωση και δεσμεύονται με σύμβαση που τους επιβάλλει τις ίδιες υποχρεώσεις προστασίας δεδομένων με αυτές που αναλαμβάνουμε εμείς εδώ.

Απέναντί σου παραμένουμε εμείς πλήρως υπεύθυνοι για τις πράξεις και τις παραλείψεις τους, σαν να ήταν δικές μας.

Αν θελήσουμε να προσθέσουμε ή να αντικαταστήσουμε υπεργολάβο, σε ειδοποιούμε εγκαίρως και πριν από την αλλαγή. Μπορείς να φέρεις αιτιολογημένη αντίρρηση· αν δεν βρεθεί λύση, μπορείς να τερματίσεις τη συνδρομή και να πάρεις πίσω το αναλογούν προπληρωμένο ποσό.

Ο επικαιροποιημένος κατάλογος των υπεργολάβων σού δίνεται όποτε τον ζητήσεις.

Αιτήματα των ανθρώπων που αφορούν τα δεδομένα

Αν κηδεμόνας, μαθητής ή εργαζόμενος απευθυνθεί σε εμάς για δεδομένα που ανήκουν στη δική σου επεξεργασία, δεν απαντάμε εμείς: τον παραπέμπουμε σε εσένα και σε ενημερώνουμε χωρίς καθυστέρηση.

Σε βοηθάμε με κατάλληλα τεχνικά μέσα να ανταποκριθείς στα αιτήματα πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού, φορητότητας και εναντίωσης.

Η εφαρμογή σου δίνει τα εργαλεία για να απαντήσεις μόνος σου στις περισσότερες περιπτώσεις — αντίγραφο δεδομένων, διόρθωση, διαγραφή. Όπου δεν αρκούν, το κάνουμε εμείς κατόπιν αιτήματός σου.

Περιστατικά ασφαλείας

Σε ειδοποιούμε χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση από τη στιγμή που θα αντιληφθούμε περιστατικό που αφορά δεδομένα σου.

Η ειδοποίηση περιλαμβάνει ό,τι ξέρουμε: τι συνέβη, ποιες κατηγορίες δεδομένων και πόσους ανθρώπους αφορά κατά προσέγγιση, τις πιθανές συνέπειες, και τα μέτρα που πήραμε ή προτείνουμε.

Αν δεν τα ξέρουμε όλα αμέσως, στέλνουμε πρώτα όσα ξέρουμε και συμπληρώνουμε μετά. Δεν περιμένουμε την πλήρη εικόνα για να σου μιλήσουμε.

Η γνωστοποίηση στην εποπτική αρχή και στους ανθρώπους που αφορά είναι δική σου ευθύνη ως υπευθύνου επεξεργασίας. Σε στηρίζουμε με κάθε πληροφορία που χρειάζεσαι, μέσα στις προθεσμίες του νόμου.

Εκτίμηση αντικτύπου και διαβούλευση

Αν χρειαστεί να κάνεις εκτίμηση αντικτύπου σχετικά με την προστασία δεδομένων, σου δίνουμε τις πληροφορίες που έχουμε για τον τρόπο λειτουργίας και τα μέτρα ασφαλείας.

Το ίδιο ισχύει αν χρειαστεί να συμβουλευτείς προηγουμένως την εποπτική αρχή.

Απόδειξη συμμόρφωσης και έλεγχοι

Σου δίνουμε κάθε πληροφορία που χρειάζεσαι για να αποδείξεις ότι τηρούμε τις υποχρεώσεις αυτού του κειμένου.

Μπορείς να διενεργήσεις έλεγχο, ο ίδιος ή μέσω ελεγκτή που δεν είναι ανταγωνιστής μας. Ο έλεγχος γίνεται κατόπιν εύλογης προειδοποίησης, τις εργάσιμες ημέρες, και χωρίς να διακόπτει τη λειτουργία της υπηρεσίας ή να αγγίζει δεδομένα άλλων σχολών.

Ένας έλεγχος τον χρόνο γίνεται χωρίς χρέωση. Για περισσότερους, ή για έλεγχο που απαιτεί σημαντική προετοιμασία, μπορεί να συμφωνηθεί εύλογο κόστος — εκτός αν ο έλεγχος γίνεται επειδή προηγήθηκε περιστατικό ασφαλείας από δική μας υπαιτιότητα.

Επιστροφή και διαγραφή

Στο τέλος της συνεργασίας σού δίνουμε αντίγραφο των δεδομένων σου σε μορφή που διαβάζεται από μηχάνημα.

Μετά τη μεταβατική περίοδο τα διαγράφουμε οριστικά από τα ενεργά συστήματα. Τα αντίγραφα ασφαλείας που τα περιέχουν λήγουν με τη σειρά τους και δεν επαναφέρονται επιλεκτικά.

Διατηρούμε μόνο ό,τι μας υποχρεώνει ρητά ο νόμος να κρατήσουμε — για παράδειγμα φορολογικά παραστατικά — και μόνο για όσο μας το επιβάλλει.

Αν μας το ζητήσεις, επιβεβαιώνουμε γραπτώς ότι η διαγραφή έγινε.

Ευθύνη

Η κατανομή ευθύνης ανάμεσα σε υπεύθυνο και εκτελούντα την επεξεργασία είναι αυτή που ορίζει ο Κανονισμός, και δεν την περιορίζει κανένας όρος εδώ ή στους όρους χρήσης.

Τα δικαιώματα των μαθητών, των κηδεμόνων και του προσωπικού απέναντι σε καθέναν από εμάς παραμένουν ακέραια, ανεξάρτητα από ό,τι συμφωνούμε μεταξύ μας.

Αλλαγές σε αυτό το κείμενο

Αν αλλάξει κάτι ουσιαστικό, σε ειδοποιούμε με email τουλάχιστον έναν μήνα πριν ισχύσει, και μπορείς να τερματίσεις αν δεν συμφωνείς.

Η ημερομηνία στην κορυφή δείχνει πότε άλλαξε τελευταία φορά αυτό το κείμενο.